Het piepsysteem


piep

Hij lag onder de vangrail. Wij waren er als eerste bij. Zijn zwarte motorbroek lag opengereten van zijn knie tot aan zijn laars. Zijn Kawasaki liep nog, 10 meter verderop.

Bloed.

Hij sprak Duits, wij niet. Maar het was duidelijk wat er nodig was. Een ambulance bellen, en wel zo snel mogelijk. Stond dat op mijn ‘to-do’ lijstje voor die dag? Nee. Maar we deden het toch.

Nood breekt wetten. En dat is bij een piep soms ook zo. Maar niet altijd.

Een piep? Hoezo?

Ik heb het over het piepsysteem. Dat is een systeem waarbij iemand die piept aandacht krijgt. Het werkt zo: ik piep en iemand schiet in de actie. In de psychologie noemen ze dat stimulus-respons. Is het nog niet naar mijn zin of gaat het niet snel genoeg? Dan piep ik nog een keer. Desnoods iets harder.

En ja hoor. Actie.

Het piepsysteem is actief in een omgeving waar veel moet en waar veel belangrijk lijkt. Een omgeving waar de mensen geen focus of vaste planning hebben. Het doet het ook goed in een omgeving waar veel mensen een sociale drijfveer hebben.

Even een voorbeeld

Ik ben gevoelig voor prikkels uit mijn omgeving. Als mijn dochter aan een appel denkt, sta ik al te schillen. Mijn man daarentegen toetst een prikkel aan zijn behoefte en aan zijn plan voor die dag. Zoals bij mijn terugkerende vraag of hij de Ikea-kast wil opbouwen. Bij hem is het stimulus – even niets – respons. Alsof er een vertraging in zit. Blijkt het een toetsing te zijn. Daarna volgt een duidelijk antwoord. Niet altijd wat ik wil horen, maar wel helder.

Wat is de eigenschap van een piepje?

Het lijkt urgent of het is urgent.
Het lijkt belangrijk of het is belangrijk.

Je herkent degene die piept aan dringend non-verbaal gedrag. In de piep zelf komen woorden voor als dit moet gebeuren

of

want anders dan

of bijvoorbeeld

en als ik toch nog?

Piepers komen in alle lagen van de organisatie voor. Medewerkers, managers, aandeelhouders en klanten piepen. De OR piept. En directeuren spannen de kroon.

Wat zijn de gevolgen van het piepsysteem?

Het gevolg is dat iemand in de actie schiet. Een actiepunt verdwijnt van de to-do list van de pieper, maar niet van die van jou. Zijn klusje moet er bij jou even tussendoor.

Bij mijn vorige werkgever had ik een collega. Ik zat op afdeling marketing en zij bij het secretariaat. Met een lach en een grapje als inleiding wist ze steeds weer een van haar taken bovenaan mijn prioriteitenlijst te krijgen. Dat deed ze niet één keer maar stelselmatig. En niet alleen bij mij maar ook bij de rest van mijn collega’s. Dom van ons, slim van haar.

De meest talentvolle piepers bepalen de koers. Het gevolg is dat de organisatie, het team of het individu onder druk komt te staan. En niet per sé met de taken die leiden tot de resultaten die in het afdelingsplan vermeld staan.

Mag je dan niemand vragen om iets voor je te doen zonder dat het in het plan staat?

Natuurlijk wel. In een timemanagement training leer je dat je je agenda niet moet volplannen. Je hebt dus wel degelijk tijd voor piepjes. Maar ja zeggen tegen de één is nee zeggen tegen de ander. En sommige piepen zijn ook gewoon urgent en belangrijk. Maar kies bewust.

Enne, wat als het piepsysteem nou eenmaal onze cultuur is?

Als je ziet dat het piepsysteem regeert, bespreek het dan met je manager of in het teamoverleg. Kun je het niet doorbreken? Neem regelmatig de kernwaarden van je organisatie en je teamdoelstellingen met elkaar door. Dat helpt als kompas. Enne… begin bij jezelf. Nee zeggen is een prima optie. Licht het even kort toe, dat helpt in de relatie.

Eerste hulp bij piepen

Het is niet ingewikkeld.

  1. Wees je bewust van je keuzes. Is het urgent? Is het belangrijk? Of lijkt het maar zo?
  2. Vraag je niet alleen af wat je te doen hebt, maar ook wat je gaat laten voor een piep. Waar ga je mee stoppen?
  3. Kijk uit voor chronische piepers.

 

Deel dit bericht:



Geplaatst op maart 21st, door Nancy Kerstens in Artikelen.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *